Summary
Kings Yangon International School ဟာဆိုရင် ကျောင်းတက်ဖို့စိတ်ဝင်စားတဲ့သူတွေကို track လုပ်နိုင်ဖို့နဲ့ ကျောင်းသားသစ်တွေရဲ့ ကိုယ်ရေးအချက်အလက်တွေကို တိတိကျကျဖြည့်သွင်းနိုင်ဖို့အတွက် အခက်အခဲရှိခဲ့ပါတယ်။ HubSpot CRM ကိုအသုံးပြုပြီး နောက်ပိုင်းမှာတော့ Kings Yangon ရဲ့ admission process နဲ့ marketing operation တွေကို ပိုမိုအဆင်ပြေချောမွေ့စွာ လုပ်ဆောင်လာနိုင်ခဲ့ပြီး နောက်ထပ်အကျိုးရလဒ်တွေအနေနဲ့ ပိုပြီးမြန်ဆန်တဲ့ processes တွေ၊ ကျောင်းသားတွေရဲ့ sales process ကို track နိုင်မယ့် customized pipelines တွေဖန်တီးပေးနိုင်ခဲ့သလို၊ team alignment ညီစေဖို့ လုပ်ဆောင်ပေးနိုင်ခဲ့ပါတယ်။ ဒါ့အပြင် B360 ကနေ ပို့ချပေးတဲ့ training နဲ့ learning resources တွေကြောင့်လည်း HubSpot CRM software ကို အလွယ်ကူဆုံးနဲ့ အကျိုးအရှိဆုံး အသုံးချနိုင်ခဲ့ပါတယ်။
About Kings Yangon
မြန်မာနိုင်ငံရဲ့ အကောင်းဆုံး British International School ဖြစ်တဲ့ Kings Yangon ဟာ Cambridge curriculum ကို အသုံးပြုပြီး Early Years Programme များမှစ၍ A-Levels နဲ့ Kings Yangon Foundation Programmes များအထိ ပို့ချသင်ကြားပေးလျက်ရှိပါတယ်။
Industry Information
- Industry : Education
- Company Size : 200-500
- Location : Yangon, Myanmar
- Use case : Streamlined Admission Process, Admission and Marketing Team Alignment
- Products : Sales Hub (Professional), Marketing Hub (Starter)
The Challenge
Kings Yangon International School ဟာ sales operations တွေ ပိုကောင်းအောင်လုပ်ဆောင်နိုင်ဖို့၊ ကျောင်းသားတွေရဲ့ admissions process တွေလွယ်ကူစေဖို့နဲ့ ကျောင်းသားဖြစ်လာနိုင်ခြေရှိသူတွေရဲ့ lead sources တွေကို ရှင်းရှင်းလင်းလင်း သိနိုင်ဖို့ စနစ်ကျတဲ့ CRM system တစ်ခုမရှိခဲ့ပါဘူး။ ဒါကြောင့် ပိုကောင်းတဲ့ process တွေ လုပ်ဆောင်နိုင်ဖို့အတွက် HubSpot CRM system ကို ရွေးချယ်အသုံးပြုခဲ့တာပဲ ဖြစ်ပါတယ်။
1. Manual Data Entry
အရင်က Kings Yangon admission team ဟာကျောင်းသားအသစ်တွေရဲ့ ကိုယ်ရေးအချက်အလက် တွေကို Excel sheets ပဲသုံးပြီး data တွေထည့်ရပါတယ်။ ကျောင်းသား data တွေကများလွန်းတော့ မတော်တဆ အချက်အလက်တွေ မှားဖြည့်မိတာမျိုးတွေမရှိစေဖို့၊ data တွေမှန်စေဖို့ manually ပဲထည့်ရပါတယ်။ ဒါကြောင့် admission team ဟာကျောင်းသား data တွေထည့်ဖို့အတွက်ပဲ အချိန်တွေကို လိုတာထက်ပိုသုံးခဲ့ရပါတယ်။ Kings Yangon ဟာ ဒီလို issues တွေဖြစ်စေတဲ့ manual work တွေကို လျှော့ချချင်ခဲ့ပြီး ကျောင်းသားတွေရဲ့ admissions process ကို ပိုပြီးအဆင်ပြေချောမွေ့စေချင်ခဲ့ပါတယ်။
2. Insight Gap and Lead Tracking Difficulty
Kings Yangon marketing team ဟာ ကျောင်းကို လာရောက်စုံစမ်းတဲ့ ကျောင်းသားတွေနဲ့ ကျောင်းသားမိဘတွေက လူကိုယ်တိုင်လာရောက်စုံစမ်းတာလား၊ online ကနေပဲစုံစမ်းသွားတာလား စတဲ့အချက်တွေကို track မလုပ်နိုင်ခဲ့ပါဘူး။ ကျောင်းသားတွေရဲ့ lead status နဲ့ lifecycle stage တွေကိုလည်း မသိရှိနိုင်ခဲ့တဲ့အတွက် ကျောင်းအတွက် အရေးကြီးတဲ့ ဆုံးဖြတ်ချက်တွေချမှတ်တဲ့နေရာမှာ pain points များလည်းရှိခဲ့ပါတယ်။
3. Data-driven Reports Deficiency
Kings Yangon management team ဟာလည်း ကျောင်းရဲ့ internal process တွေနဲ့ပတ်သတ်ပြီး data-driven ဖြစ်တဲ့ reports တွေကြည့်ပြီး အရေးကြီးဆုံးဖြတ်ချက်တွေချမှတ်ဖို့ reporting dashboard တွေကိုတစ်နေရာတည်းမှာကြည့်နိုင်တဲ့ system တစ်ခုမရှိခဲ့ပါဘူး။ ဒီလို reporting dashboard မရှိခဲ့ခြင်းက management team အတွက် pain point တစ်ခုဖြစ်စေခဲ့သလို marketing team အတွက်လည်း marketing activities တွေလုပ်ဆောင်ရာမှာ ရသင့်သလောက် ရလဒ်ကောင်းတွေမရတာ၊ sale revenue တိုးတက်မလာတာမျိုးတွေ အနည်းအကျဉ်းရှိခဲ့ပါတယ်။
The Solution
Kings Yangon ကြုံတွေ့နေရတဲ့ စိန်ခေါ်မှုတွေဖြစ်တဲ့ admission processတွေကို ပိုမိုအဆင်ပြေစေဖို့၊ lead တွေ ဘယ် sources ကလာသလဲသိရဖို့နဲ့ ပိုမိုတိကျပြည့်စုံတဲ့ report တွေကိုကြည့်ပြီး data-driven decision တွေချမှတ်နိုင်ဖို့အတွက် B360 CRM team မှ Kings Yangon ရဲ့ requirements တွေနဲ့ကိုက်ညီတဲ့ HubSpot features တွေကိုအသုံးပြုပြီး implementation နဲ့ onboarding process တွေ လုပ်ဆောင်ပေးနိုင်ခဲ့ပါတယ်။
1. Admissions Process Optimization
Kings Yangon ရဲ့ admission requirements နဲ့အညီ custom properties တွေဖန်တီးပြီး ကျောင်းသားတွေရဲ့ ကျောင်းလျှောက်တဲ့ အဆင့်တိုင်းကို အဆင်ပြေချောမွေ့စေခဲ့ပါတယ်။ Lifecycle stage တွေ၊ lead status တွေ သတ်မှတ်ပြီး ကျောင်းသားတစ်ယောက်ရဲ့ enrollment journey ဟာလည်း ဘယ်အခြေအနေမှာရှိနေတယ် ဆိုတာကို ရှင်းရှင်းလင်းလင်း မြင်နိုင်ခဲ့ပါတယ်။ ကျောင်းသား၊ မိဘ၊ ညီအကိုမောင်နှမ၊ ဆွေမျိုးတွေကြားမှာ associations တွေချိတ်ဆက်ပြီး ဘယ်လိုအမျိုးတော်စပ်လဲဆိုတဲ့ association labels ကိုသတ်မှတ်ပေးနိုင်ခဲ့ပါတယ်။
2. Enrollment Process Management
HubSpot ရဲ့ deal features ကိုအသုံးပြုပြီးတော့ Kings Yangon ရဲ့ sales နဲ့ enrollment processes တွေကို ကောင်းကောင်းကိုင်တွယ်နိုင်ခဲ့ပါတယ်။ စာသင်နှစ်တွေအလိုက် deal pipelines တွေတည်ဆောက် ပြီး ကျောင်းရဲ့ enrollment process အရလိုအပ်တဲ့ information တွေအတွက်လည်း deal property အသစ်တွေ ဖန်တီးခဲ့ပါတယ်။ ဒါ့အပြင် deal stages တွေကိုလည်း ကျောင်းရဲ့ enrollment process နဲ့ကိုက်ညီအောင် ဖန်တီးပြီး ကျောင်းသားတွေရဲ့ admission process နဲ့ပတ်သတ်တာတွေကို အချိတ်အဆက်မိမိဆောင်ရွက်နိုင်ခဲ့ပါတယ်။
Automated task assignment ဖြင့် admission team checklist process ကိုဆောင်ရွက်စေခဲ့ပြီး စနစ်ကျတဲ့ enrollment process ဖြစ်စေခဲ့ပါတယ်။ ကျောင်းသားတစ်ယောက်စီရဲ့ admission process ပြီးဆုံးသွားတဲ့အခါ admission team နဲ့ finance team အသီးသီးက ဆက်လုပ်ရမယ့် အလုပ်တွေကို automation နဲ့ set up လုပ်ထားလို့ team alignment ရှိစေခဲ့ပြီး ဟန်ချက်ညီညီနဲ့ လုပ်ဆောင်နိုင်ခဲ့ ခြင်းကလည်း Kings Yangon ရဲ့ အားသာချက်တစ်ခု ဖြစ်စေခဲ့ပါတယ်။
3. Enhance the alignment between the Admission and Marketing Teams
Kings Yangon မှာ ကျောင်းတက်ချင်တဲ့ကျောင်းသားတွေက Kings Yangon အကြောင်းကို ဘယ်ကနေ ဘယ်လိုသိခဲ့လဲဆိုတဲ့ lead sources တွေကို track လုပ်နိုင်ဖို့ custom properties တွေဖန်တီးခဲ့ပါတယ်။ ဒီလို custom properties တွေဖန်တီးထားခြင်းကြောင့် Kings Yangon ရဲ့ marketing team နဲ့ admission team ကြားမှာ ဟန်ချက်ညီညီ အလုပ်လုပ်နိုင်ခဲ့ပါတယ်။
ကျောင်းတက်ဖို့စိတ်ဝင်စားတဲ့ကျောင်းသားတွေနဲ့ ကျောင်းအပ်ပေးချင်တဲ့ကျောင်းသားမိဘတွေကိုယ်တိုင် သူတို့ရဲ့ ကိုယ်ရေးအချက်အလက်တွေကို ဖြည့်သွင်းနိုင်ဖို့အတွက် customized လုပ်ထားတဲ့ admission form ကို admission landing page မှာအသုံးပြုခဲ့တာကြောင့် admission process ကို ပိုမို အဆင်ပြေချော့မွေ့စေခဲ့ပါတယ်။
Kings Yangon မှာ တက်ရောက်ချင်တဲ့ကျောင်းသားတွေအတွက် သူတို့စိတ်ဝင်စားတဲ့ programme တွေအကြောင်းကို အချိန်မရွေး ဝင်ရောက်လေ့လာနိုင်ဖို့ programme တစ်ခုချင်းစီအလိုက် landing page တွေဖန်တီးခဲ့ပါသေးတယ်။ ဒါ့အပြင် ကျောင်းသားမိဘ ဒါမှမဟုတ် ကျောင်းသားတွေဘက်ကလာသမျှ inquiry တွေကိုလည်း တစ်ခုမှ လွတ်မသွားစေဘဲ support လုပ်ပေးနိုင်အောင် website chatbot တစ်ခု ဖန်တီးပေးခဲ့ပါတယ်။ chatbot ကနေတဆင့် ကျောင်းသားတွေရဲ့ အချက်လက်တွေကို (အမည်၊ အသက်၊ တက်ရောက်မည့်အတန်း၊ ဖုန်းနံပါတ်၊ လိပ်စာ စသဖြင့် ) ကောက်ယူပြီး CRM ထဲကို တိုက်ရိုက် auto sync စေခြင်းဖြင့် admission team အတွက်လည်း အချိန်ကုန်သက်သာစေခဲ့ပါတယ်။
ကျောင်းကကျင်းပတဲ့ events တွေ၊ webinars တွေအကြောင်းကိုလည်း prospective students တွေကို marketing email ပေးပို့ပြီး nurture လုပ်နိုင်ဖို့ customized marketing email တွေ set up လုပ်ပေးခဲ့ပါတယ်။ Marketing performance တွေကို reports တွေကြည့်နိုင်ခြင်းကြောင့် ကျောင်းတက်ချင်တဲ့ ကျောင်းသားအသစ်တွေ ဘယ် lead sources ကလာသလဲဆိုတာ ရှင်းရှင်းလင်းလင်းသိနိုင်ခဲ့ပြီး marketing team အတွက် data-driven decisions တွေ ချမှတ်တဲ့နေရာမှာ များစွာအထောက်အကူဖြစ်စေခဲ့ပါတယ်။
4. Reporting Dashboard Establishment
အရေးပါတဲ့ data တွေ၊ insights တွေကို Kings Yangon ရဲ့ department အသီးသီးက အလွယ်တကူ ကြည့်ရှုနိုင်အောင် reporting dashboard များကို တည်ဆောက်ပေးခဲ့ပါတယ်။ ဒီ reporting dashboard တွေကို တစ်ချက်ကြည့်လိုက်ရုံနဲ့ ကျောင်းသားတွေရဲ့ sales အချက်အလက်တွေ၊ အချိန်ကာလအလိုက် ရရှိခဲ့တဲ့ sale revenue တွေအပြင် ကျောင်းရဲ့ marketing activities အခြေအနေတွေကိုပါ ကြည့်ရှုနိုင် ခဲ့ပါတယ်။ ဒါတင်မကပဲ operation ပိုင်းမှာဆိုရင်လည်း ဘယ် team ကတော့ performance ကောင်းတယ်၊ ဘယ် team ကတော့ ဘယ်နေရာမှာ လိုအပ်ချက်လေးတွေ ရှိနေတယ် စတဲ့အချက်တွေကိုပါ dashboard မှာ တစ်ခါတည်း ကြည့်ရှုနိုင်လို့ Kings Yangon International School ရဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်တိုင်းကို efficiency ပိုကောင်းစေခဲ့ပါတယ်။
5. Training and Additional Resources Deployment
Kings Yangon internal team အတွက်လည်း HubSpot tool တွေကို အကျိုးအရှိဆုံး အသုံးချနိုင်ဖို့၊ marketing tool တွေကို ကောင်းကောင်းကိုင်တွယ်နိုင်ဖို့နဲ့ admission process နဲ့ enrollment process တွေကို manage လုပ်ရာမှာ အဆင်ပြေစေဖို့အတွက် B360 ကနေ training များပို့ချပေးခဲ့ပါတယ်။
ဒါတင်မကပဲ training session ပြီးသွားတဲ့အခါမှာလည်း ပြန်လည်လေ့လာနိုင်အောင် how-to videos တွေ၊ user guides တွေနဲ့ documentation တွေပါ support လုပ်ပေးခဲ့ပါသေးတယ်။
The Result
HubSpot CRM ကိုအသုံးပြုပြီးနောက်ပိုင်း Kings Yangon ရဲ့ admission process နဲ့ enrollment process တွေလုပ်ဆောင်ရာမှာ အရင်ကထက်ပိုပြီး efficient ဖြစ်လာပါတယ်။ ကျောင်းတက်ဖို့ စိတ်ဝင်စားသူတွေဖြစ်တဲ့ leads တွေကိုလည်း track လုပ်နိုင်လာသလို data-driven reports တွေကနေတစ်ဆင့် အရေးပါတဲ့ insights တွေကို ကြည့်ရှုနိုင်ခဲ့တာမို့လို့ ကျောင်းရဲ့ internal process နဲ့ student management ဟာအရင်ကထက် ပိုမို improve ဖြစ်လာပါတယ်။ Kings Yangon ဟာဆိုရင်တော့ ကျောင်းရဲ့ လိုအပ်ချက်ကိုလိုက်ပြီး HubSpot ရဲ့ features တွေကို အကောင်းဆုံး အသုံးချနိုင်ခဲ့တာဖြစ်လို့ ကျောင်းသားတွေနဲ့ကျောင်းသားမိဘတွေကို seamless experience တွေ ပိုပြီးပေးစွမ်းနိုင်သွားတာပဲဖြစ်ပါတယ်။
