Is HubSpot the right tool for International Schools? -

Is HubSpot the right tool for International Schools?

ဒီနေ့ Education sector မှာ Private School တွေ၊ International School တွေ၊ Private Institution တွေ အများကြီး ဖွင့်လာကြပါတယ်။ ဒီလိုများလာတာဟာ မိဘတွေ၊ ကျောင်းသားတွေအတွက် ရွေးချယ်စရာများလာတာဖြစ်သလို ကျောင်းတွေအနေနဲ့လည်း အပြိုင်ဆိုင် ပိုများလာတာဖြစ်ပါတယ်။ အပြိုင်အဆိုင်တွေ အားကောင်းလာတဲ့အချိန် ကိုယ့်အနေနဲ့ ကိုယ့်ကျောင်းကို ကျောင်းသားမိဘတွေကြား Stand out ဖြစ်အောင် ဘယ်လိုလုပ်မလဲ။ Outstanding service တွေ ဘယ်လိုပေးမလဲ။ Management team အနေနဲ့ရော internal friction တွေကို ဘယ်လိုလျှော့ချပြီး outcome တွေ ကောင်းမွန်အောင် လုပ်မလဲ ပြင်ဆင်ထားရပါမယ်။

ဒါတွေကို ကောင်းကောင်းမွန်မွန် လုပ်ဆောင်နိုင်ဖို့အတွက် manpower နဲ့ management အပြင် tools တွေရဲ့ အကူညီလည်း လိုအပ်ပါတယ်။ ကမ္ဘာတစ်ဝန်းက ကျောင်းတွေမှာ ကျောင်းသားတွေရဲ့ data တွေကို manage လုပ်ဖို့၊ admission process၊ enrollment process တွေ ပိုလွယ်ကူစေဖို့၊ ထိရောက်တဲ့ marketing လုပ်ဖို့ CRM software ကို အသုံးပြုကြပါတယ်။

CRM Software တွေထဲမှာမှ HubSpot CRM ဟာဆိုရင် International market place မှာ ထိပ်ဆုံးနေရာကရှိနေတဲ့ CRM software တစ်ခု ဖြစ်ပါတယ်။ Cloub-based CRM ဖြစ်တဲ့ HubSpot ကို နိုင်ငံတကာ Universities တွေ၊ Institution တွေ၊ Private school တွေမှာ Student admission rate တွေ တိုးလာဖို့၊ process တွေပိုမြန်ပြီး efficiencies တက်ဖို့အတွက် အသုံးပြုကြပါတယ်။

Image Source – G2

ဘာလို့ ကျောင်းတွေအနေနဲ့ HubSpot CRM ကို သုံးသင့်တာလဲ?

Education sector အတွက် HubSpot က ပေးနိုင်တဲ့ benefit တွေကို အောက်မှာ အချက် ၇ ချက် နဲ့ အသေးစိတ်ရှင်းပြပေးသွားပါမယ်။ 

1. Nurture relationships with parents/students who aren’t ready to apply yet

ကိုယ့်ကျောင်းကို စိတ်ဝင်စားနေတဲ့ ကျောင်းသားမိဘတွေ၊ ကျောင်းသားတွေကို target ထားပြီး Automated email marketing tool ကို သုံးပြီး nurturing လုပ်နိုင်ပါတယ်။ Open Campus event တွေ လုပ်ပြီး email ကတဆင့် ဖိတ်ကြားတာမျိုးတွေလည်း လုပ်နိုင်ပါတယ်။ ရိုးရိုး emaiil ကနေ Bb//cc ခံပြီး လူထောင်ပေါင်းများစွာကို ပို့မယ့်အစား HubSpot ကနေ personalized email ပေးပို့နိုင်ပါတယ်။ Personalized email တွေ ပို့ပေးတာက ကျောင်းသားမိဘတွေအတွက်လည်း အလေးထားခံရတယ်ဆိုတဲ့ ခံစားချက်ကို ပေးနိုင်ပါတယ်။

Customer Journey

2. Learn more about prospective families and their interests.

HubSpot tracking code ကို ကျောင်း website မှာ install လုပ်ထားပြီး ကျောင်းသားတွေ၊ ကျောင်းသားမိဘတွေရဲ့ activities တွေကို track လုပ်ထားပြီး သူတို့ရဲ့ interest တွေကို သိရှိနိုင်ပါတယ်။ HubSpot ရဲ့ activities page ကနေ သူတို့ကြည့်သွားတဲ့ page တွေကို သိနိုင်ပါတယ်။ သူတို့နဲ့ ကိုယ့်ကျောင်းကြားမှာ Interaction တွေ ရှိခဲ့မယ်ဆိုရင်လည်း activities page မှာပဲ တစ်ခါပြန် trace လုပ်ပြီး ကြည့်နိုင်ပါတယ်။

Email tracking

3. Connect quickly, improving inquiry response time.

Digital ခေတ်ကြီးရောက်လာတဲ့အခါ ကျောင်းသားမိဘတွေက ကိုယ့်ကလေးနဲ့ ကိုက်ညီမယ့်ကျောင်းကို အွန်လိုင်းမှာပဲ ရှာလေ့ရှိကြပါတယ်။ သူတို့သိချင်တဲ့မေးခွန်းတွေကို chat ကနေ တဆင့်မေးပြီး စုံစမ်းကြပါတယ်။ ဒီလိုအချိန်မရွေး မေးမြန်းလာတဲ့အခါ အဆင်သင့်ဖြေနိုင်ဖို့ အရေးကြီးပါတယ်။ ဒါကြောင့် အလုပ်ချိန်ပြင်ပမှာပါ မေးသမျှဖြေနိုင်ဖို့ အမေးများတဲ့ မေးခွန်း‌တွေကို chat မှာထားပေးထားခြင်းဖြင့် မိဘတွေအနေနဲ့ သူတို့ inquiry ကို ကျောင်းဘက်က ချက်ချင်းသိရှိတယ်လို့ ခံစားစေမှာဖြစ်ပါတယ်။ လာသမျှ inquiry တွေကိုလည်း တစ်ခုမှ လွတ်မသွားစေဘဲ response လုပ်ပေးနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒါ့အပြင် chatbot ကနေတဆင့် ကျောင်းသားတွေရဲ့ အချက်လက်တွေကို (အမည်၊ အသက်၊ တက်ရောက်မည့်အတန်း၊ ဖုန်းနံပါတ်၊ လိပ်စာ စသဖြင့် ) ကောက်ယူပြီး အလွယ်တကူစာရင်းသွင်းတဲ့ process ကိုလည်း လုပ်နိုင်တဲ့အတွက် နှစ်ဖက်လုံးအတွက်လည်း အချိန်ကုန်သက်သာစေပါတယ်။ 

4. Effective follow-up process

Deal stage တွေ pipeline တွေနဲ့ ကျောင်းစုံစမ်းထားတဲ့သူတွေရဲ့ data တွေကို စနစ်တကျ ခွဲထားပြီး possibilties များတဲ့ ကျောင်းသားတွေကို သေချာ follow up လိုက်နိုင်ပါတယ်။ ဒါဟာ ကျောင်းရဲ့ admission rate ကိုတိုးစေမယ့် နည်းတစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။ Follow up လုပ်ပြီးရင်လည်း ဒီတစ်ယောက်က ဘာပြောသွားသလဲဆိုတာကို Log လုပ်ပြီး မှတ်သားနိုင်ပါတယ်။ ဒီနည်းနဲ့ လုပ်သမျှ activity တွေကို မလွတ်သွားအောင် မှတ်ထားနိုင်ပါတယ်။

5. Educate prospective families and share important information

ကျောင်းသားမိဘ တော်တော်များများဟာ ကိုယ့်ကလေးကျောင်းနဲ့ ပတ်သတ်တဲ့ Information တွေကို အချိန်နဲ့တပြေးညီ သိချင်ကြပါတယ်။ ဒီလို information တွေကို HubSpot ရဲ့ automated email workflow တွေနဲ့ လုပ်ပြီး ပို့ပေးနိုင်ပါတယ်။ If/then branch တွေသုံးပြီး သက်ဆိုင်တဲ့ အချက်အလက်တွေကို ရွေးပြီးပို့တာမျိုးလည်း လုပ်နိုင်ပါတယ်။

6. Gather community feedback

HubSpot Service Hub နဲ့ ကျောင်းသားမိဘတွေရဲ့ အမြင်တွေ၊ ကျောင်းသားတွေရဲ့ insight တွေကို မေးမြန်းနိုင်ပြီး၊  Event တွေ၊ webinar တွေအတွက် suggestion တောင်းတာမျိုးကိုလည်း HubSpot ရဲ့ survey tool နဲ့ လုပ်နိုင်ပါတယ်။ ဒါ့အပြင် customer satisfaction score၊ net promoter score အတွက်လည်း အသင့်ရှိပြီးသား questionaire တွေနဲ့ ဒေတာကောက်နိုင်ပါတယ်။ ဒီလိုရလာတဲ့ ဒေတာတွေကို centrialized database ဖြစ်တဲ့ HubSpot ထဲမှာပဲ သိမ်းထားပြီး ကိုယ်အလိုရှိသလို အချိန်မရွေး ပြန်အသုံးချလို့ရပါတယ်။

HubSpot Survey Tool

7. Share dashboards and data with school leadership and your Board of Directors

Report တွေကပြတဲ့ Data တွေကနေ လုပ်ငန်းရဲ့ အခြေနေကို ခန့်မှန်းနိုင်တဲ့အတွက် Report ဆိုတာ လုပ်ငန်းတိုင်းအတွက် အရေးကြီးတဲ့ အစိတ်အပိုင်းတစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။ ပုံမှန်အားဖြင့် ကျောင်းတွေက ဒေတာတွေသိရဖို့အတွက် manual reporting တွေ လုပ်လေ့ရှိကြပါတယ်။ ဒါဟာ အချိန်ကုန်စေပြီး ဒေတာမှားယွင်းမှုလေးတွေလည်း ရံဖန်ရံခါ ဖြစ်တတ်ပါတယ်။ HubSpot CRM မှာတော့ ဒေတာတွေအကုန်လုံးကို ကိုယ်ကြည့်ချင်သလို custom လုပ်ပြီး ကြည့်နိုင်ပါတယ်။ ကျောင်းရဲ့ revenue၊ profit report၊ admission rate၊ enrollment per class၊ retention rate စတဲ့ report တွေကို custom create လုပ်ပြီး organize လုပ်နိုင်ပါတယ်။ HubSpot CRM Reporting tool ရဲ့ အားသာချက်တစ်ခုက dashboard အလိုက် report အလိုက် daily, weekly, monthly စသဖြင့် သက်ဆိုင်ရာ management team ကို report တွေကို email ပို့ပြီးတင်နိုင်ပါတယ်။ ဒီနည်းနဲ့ ကျောင်းတွေအနေနဲ့ School Director၊ Stakeholders တွေကို သပ်သပ်ရပ်ရပ်နဲ့ မှန်ကန်တိကျတဲ့ report တွေကို အချိန်ကုန်သက်သာစွာ share လုပ်နိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။

HubSpot Reporting tool

အခုဆိုရင် ကျောင်းတွေအနေနဲ့ ဘာကြောင့် HubSpot CRM ကို သုံးသင့်လဲဆိုတာကို ရှင်းလင်းသွားမယ်လို့ ထင်ပါတယ်။ HubSpot ကို သုံးဖို့ စိတ်ဝင်စားတယ် ဒီထက်ပိုပြီးလည်း သိချင်သေးတယ်ဆိုရင်တော့ B360 ကို အခုပဲ ဆက်သွယ်လိုက်ပါ။